Hvordan få til god planbasert styring?

Plankultur handler om bevissthet om at planprosesser og planarbeid er en viktig investering og grunnlag for god styring, og at politikere og administrasjon er bevisst sine ulike roller. En god plankultur sikrer at politikernes oppmerksomhet dreier seg fra detaljerte driftsrelaterte problemer mot samfunnsutvikling og langsiktig styring av kommunen.

Politikeropplæring

Rolleforståelsen kan utvikles gjennom systemgrepene beskrevet under. Kommunepolitikernes rolle bør også drøftes i politikeropplæringen. Politikeropplæring etter konstituering er ikke tilstrekkelig for å utvikle rolleforståelsen. Læring skjer kontinuerlig, og det er viktig å gripe mulighetene som finnes for kompetanseheving i ulike aktiviteter som de uansett deltar i. Det handler i stor grad om å «lære ved å gjøre». Holtålen kommune definerer sitt kommuneinterne planforum som sin kontinuerlige politikeropplæring.

I tillegg ønsker noen kommuner å legge til rette for innsikt i kommunens oppgaver, kommunepolitikeres roller, og kommunens faktagrunnlag året før kommunevalg, gjennom åpne møter for mulige listekandidater. Dette gjør de for å hjelpe i rekrutteringen av lokalpolitikere ved å gi innsikt i hva oppgaven går ut på, og forberede neste kommunestyreperiode. Etter listene er klare er det en ny mulighet for å involvere lokalpolitikere.  Dette har blant Grane kommune gjort ved å arrangere et felles treff for listekandidatene.

Kunnskap og rapportering

Kunnskapsflyt bidrar til godt samarbeidsklima. Kommunen bør vurdere hvilke tilbakemeldingsrutiner de har for informasjon fra enhetene til politikken. Kan dette legges inn i årshjul og rutiner? Vurder når skriftlige rapporter er nødvendig og omfanget de skal ha.  Informasjon kan gjøres som temamøte e.l., uten lange saksframlegg eller lange rapporter. Muntlig orienteringer kan frigi tid både hos administrasjon og politikk. Evaluer rapporteringen slik at dere får den til å fungere som den skal.

I Holtålen har en enhet gitt informasjon i hvert formannskap, og enhetene fordeles ut over året. Det har de svært gode erfaringer med, og vil nå innføre dette i kommunestyret. Ordfører Arve Hitterdal forteller at det er spørsmål om ressursbruk, men de vurderer at de bruker mindre ressurser å gjøre det slik, framfor lengre skriftlige rapporter hvert kvartal. «Ikke alle politikere leser dokument, men dialog funker.»

Uenighetsfellesskapet¹

Dersom det skal være meningsfullt å stemme må det finnes politiske forskjeller mellom partiene om hvilke saker de mener er viktige, og hva de mener er gode løsninger. Politisk uenighet er en viktig del av det demokratiske systemet.

Lokale folkevalgte balanserer mellom uenighet og samarbeid. På den ene siden skal kommunestyrerepresentantene kjempe for løsninger de har gått til valg på. På den andre siden må kommunestyret jobbe sammen for å finne løsninger på de utfordringene kommunen står overfor. De skal på samme tid være orientert mot forskjeller og konflikt, og de skal være orientert mot felles løsninger og samarbeid.

Det er derimot forskjell på politisk uenighet og konfliktklima.

Politisk uenighet er når politiske partier har ulike synspunkter på hvilke saker som er viktige, på hvordan et godt lokalsamfunn skal se ut, eller på hvordan man skal nå de målene som er satt.

Konfliktklima beskriver hvordan politikere opptrer overfor hverandre. Et klima preget av mye konflikt betyr for eksempel at politikerne kritiserer hverandre åpent, at de legger vekt på forskjeller, og at de forsøker å hindre hverandre i å få innflytelse.

Det finnes mange eksempler på at politikere eller partier som er svært uenige om politiske saker, likevel klarer å samarbeide, og det finnes eksempler på at partier som egentlig er ganske enige, ikke klarer det.

Samarbeidsorienterte kommuner legge vekt på hva man har felles, er opptatt av å gi noe til alle (rettferdighet er at alle får) og være innstilt på å inngå kompromisser. I konfliktorienterte kommuner vil man legge vekt på hva man er uenig om, være opptatt av at de løsningene som samler flest bak seg, skal velges (rettferdighet er at flertallet bestemmer), og se kompromisser som unødvendig dersom man får flertall for egen løsning.

Samarbeidsklima har en rekke konsekvenser. Undersøkelser har vist at lokalpolitikere trives best, opplever å få gjort størst nytte for seg og opplever i større grad mulighet for å sette dagsorden i kommuner der konfliktnivået er lavt. Politisk enighet ser ut til å være positivt for opplevd mulighet til å sette dagsorden. Grad av politisk uenighet spiller derimot liten rolle for trivsel og opplevelse av mulighet for dagsorden.

Samarbeid til tross for meningsforskjeller ser ut til å være den foretrukne politiske handlingsmåten i norske kommuner. Det er flere forhold som bidrar positivt til godt samarbeidsklima på tross av meningsforskjeller. Det første handler om ordførerrollen og hens evne til å ta ansvar for at folk snakker ordentlig til hverandre. Det andre handler om å avgrense konflikten til selve valgsituasjonen eller til bestemte temaer, så kan man samarbeide om resten. For eksempel finnes det i noen kommuner en forventing om at konflikter bare kan få spille seg ut i kommunestyresalen, men når kommunestyremøtet er over, er alle privatpersoner igjen og opptrer vennlig og respektfullt overfor hverandre.

Passe mye konflikt kan skape den nødvendige politiske dynamikken som må til for å utforske ulike dagsordener og politiske løsninger. Politiske forskjeller speiler jo mangfoldet i samfunnet, og politikken har redskaper for å handle og prioritere i et landskap preget av ulike behov og ønsker.

Samarbeidsklimaet mellom politikk og administrasjon

Samarbeidet mellom ordfører og kommunedirektør blir påvirket av hvordan politikere i kommunen generelt forholder seg til administrasjonen og det generelle politiske klimaet i kommunen. Det vil si at samarbeidet påvirkes av godt samarbeid mellom partiene, klare politiske signaler og prioriteringer, samt at politikerne opptrer saklig og ryddig overfor administrasjonen. Gode planprosesser som fører til gode planer kan være en måte å skape bedre samarbeid mellom politikk og administrasjon.

Kartlegging av samarbeidsklimaet i det politiske miljøet, og mellom administrasjon og politikk, samt egenvurderinger av bruk og nytte av planer kan være gode verktøy for organisasjonsutvikling.  

Andre grep for godt samarbeidsklima mellom politikk og administrasjon er uformell kontakt. Undersøkelser har funnet at desto oftere ordfører og kommunedirektør møtes uformelt, desto bedre oppleves samarbeidet. Dette viser betydningen av at det legges til rette for møter ved siden av den mer formaliserte kontakten.

‍

‍

Delegeringsreglement²

Delegeringsreglementet klargjør avgjørelsesmyndigheten, slik at både politikere, administrasjon og innbyggere vet hvilket politisk organ eller hvilket ledd i organisasjonen som har myndighet til hva. Delegasjonsvedtak kan også treffes løpende av praktisk nødvendighet og gir kommunestyret et visst handlingsrom, men det er en stor fordel med en felles forståelse av hvilke saker som er av prinsipiell betydning og dermed er opp til kommunestyret å behandle.

Hyppig og systematiske evaluering av delegerings- og innstillingsreglement har vist seg å ha positiv effekt på samarbeidet mellom kommunedirektør og ordfører. Desto oftere dette gjøres, desto høyere kvalitet opplever kommunedirektøren at samarbeidet med ordføreren har.

Prosessen med å vurdere delegeringsreglementet bidrar til bevisstgjøring og felles forståelse av roller og tidsbruk. Det er en gylden mulighet til å diskutere hva som er prinsipielt viktig for kommunestyret å behandle, og hva som ikke er av prinsipiell art.

Det er viktig at kommunen diskuterer hva politikken og administrasjon skal bruke tiden på. Hva er viktig for oss å bruke tid på for å skape den utviklingen vi ønsker? Det kan øke motivasjonen for planarbeid, da det blant annet kan bli tydelig at planarbeid er saker av prinsipiell betydning og dermed ikke noe som skal delegeres bort.

Legg til rette for å gjøre politikerrollen interessant og givende

Hvordan kan vi gjøre rollen som lokalpolitiker mest mulig interessant? Hvilke politiske utvalg har vår kommune behov for? Er kommunens politiske struktur hensiktsmessig? Hvordan kan vi gjennom å bygge kompetanse og gi ansvar gjøre lokalpolitikerne trygge og gode i sin rolle?

Dette er spørsmål Holtålen stilte seg i en prosess der en tverrpolitisk gruppe jobbet for å gi kommunestyret en aktiv rolle i det politiske arbeidet, sett i sammenheng med arbeid strategi og delegeringsreglement. Dette endte blant annet i 23 tiltak, inkludert at fra høsten 2023 er kommunestyret i Holtålen planutvalg. Kommunens historikk og erfaring gjør at de har tro på at dette vil gi lokalpolitikerne kunnskapen og myndigheten som må til for å være gode planpolitikere. I tillegg  er hensikten å gjøre det lettere å rekruttere lokalpolitikere fordi politikerrollen blir mer interessant. Se kommunens vurderinger i saksframlegg og artikkel.  

Budsjett og økonomiplanlegging  

«Bruk rattet, framfor kun gass og brems»

Kommuneloven sier at kommunenes økonomiplan skal vise hvordan langsiktige utfordringer, mål og strategier i kommunale og regionale planer skal følges opp. Årsbudsjettet sier noe om hvordan dette jobbes med på kort sikt. For at kommunepolitikere og administrasjon skal ha oversikt over når viktige beslutninger og prosesser skjer er det en god ide å utarbeide og offentliggjøre årshjul og fireårshjul for budsjett og økonomiarbeid.

Dønna kommune har en økonomiplanprosess der de starter i januar for å planlegge neste års budsjett. Dette skal bidra til at oppmerksomheten holdes på målene i økonomiplan, og forebygge at prosessen på slutten av året blir for heseblesende og med mange benkeforslag. Budsjett- og økonomiplan utarbeides parallelt. Politiske innspill, signaler og strategiske valg, sammen med sentrale politiske vedtak, utgjør det foreløpige grunnlaget for økonomiplanen og legger føringer på arbeidet med årsbudsjettet. Disse rammene kan justeres ved nye eller endrede forutsetninger i løpet av året. Endelig økonomiplan og årsbudsjett vedtas i kommunestyrets møte i desember. Dette har de gode erfaringer med, men systemet krever god innføring og jevnlig påminning.  

Se Dønnas årshjul

‍

Suksesskriterier for gode planprosesser: 

• Kommuneledelsen, ordfører og kommunedirektør har eierskap til og engasjement i planprosessen.
• Kommunen har satt av tilstrekkelig tid og ressurser til planarbeidet.
• Ansatte med plankompetanse
• God dialog med fylkeskommune, statsforvalter og nabokommuner.
• Et godt kunnskapsgrunnlag.
• Planleggingen er del av et samla plansystem, som kobler planlegginga mot budsjett og virksomhetsstyring.

• Dønna kommune: Årshjul for budsjett og økonomiplanlegging

• Saksframlegg om ny politisk organisering i Holtålen kommune

• Artikkel om kommunalt planforum i Holtålen kommune

• Eksempel på folkevalgtdag med vekt på politisk lederskap

• Distriktssenterets dialog- og tillitssjekk for å kartlegge og forbedre dialogen

• Modul om folkevalgte, administrasjon og organisering i KS Folkevalgtprogram

‍

‍

‍